Financial and Management Accounting

SAP R/3 Accounting System

Sistem akuntansi dan sub-unitnya merupakan bagian penting dalam solusi SAP. Integrasi dari beragam aspek akuntansi dengan aplikasi logistik dan sumberdaya manusia menjadi alat manajemen untuk seluruh departemen perusahaan.

Untuk perusahaan internasional, SAP R/3 menawarkan software yang flexibel yang dapat digunakan di negara yang berbeda.

Sistem akuntansi SAP R/3 terdiri dari beberapa komponen:

·         Financial Accounting (FI)

·         Corporate Financial Management (CFM)

·         Profitability and Sales Accounting

·         Product Cost Controlling

·         Overhead Cost Controlling

·         Investment Management (IM)

·         Project Management

Financial Accounting

Integrasi data jelas karena semua aliran dokumen untuk transaksi bisnis terhubung dengan standar akun.

Account Receivable

Komponen-komponen Account Receivable FI bertanggung jawab dalam memonitor dan mengontrol customer account dalam komponen Financial Accounting SAP R/3.

Account Payable

Komponen Account Payable FI SAP R/3 mengatur accounting data untuk seluruh vendor.

Accounting Documents

Accounting documents adalah hasil dari posting dalam Financial Accounting. Ada dua tipe dokumen:

·         Original Documents

·         Processing Documents

Contoh dari original documents:

·         Receipt

·         Invoice

·         Checks

·         Bank statements

Contoh dari processing documents:

·         Accounting documents

·         Sample documents

·         Recurring entry documents

Payments

Ketika anda memasukkan dokumen, sistem melakukan pengecekan apakah minimum account assignment sudah dibuat, contohnya, tanggal dokumen, tanggal posting, tipe dokumen, posting key, nomor akun, dan jumlah.

Travel Management and Expense Reimbursement

SAP R/3 memberikan fleksibilitas dalam pengaturan transportasi barang dagang.

Payment and Transfer to Payroll Accounting

SAP R/3 melakukan manajemen Travel lalu malakukan transfer hasil akuntansi untuk pengeluaran biaya transportasi.

Management Accounting

Component of Management Accounting

·         Cost Center Accounting

·         Internal Orders

·         Activity-Based Costing

·         Product Cost Controlling

·         Profitability Analysis

·         Profit Center Accounting

·         Consolidation

(SAP, 2006 Q2)

Kegiatan Logistik Perencanaan Produksi dan Proses Produksi

Produksi

Dengan dukungan penuh untuk stategi manufaktur untuk bisnis didalam proses diskrit dan industry produk konsumen, mySAP ERP membantu perusahaan mengatasi berbagai kegiatan manufaktur, dari perencanaan ke eksekusi dan analisa, dalam satu, ujung ke ujung system. Melalui mySAP ERP, perusahaan dapat berbagi informasi manufaktur di perusahaan dan pengadaan jaringan melalui proses kordinasi produksi dan meningkatkan kerja sama.

Berikut siklus proses produksi :

1.       Order Creation

2.       Machine Occupancy

3.       Order Release

4.       Order Printing

5.       Material Staging

6.       Order Execution

7.       Confirmations

8.       Goods Receipt

Proses Perencanaan Produksi

Beberapa model peramalan dan strategi dapat membantu Anda dalam membuat pilihan terbaik. Model memilih melalui system kecerdasan buatan sampai mySAP ERP melanjutkan pengecekan validasi dari model. Maka dari itu jadwal produksi dan pengadaan berperan penting dalam menyelesaikan komponen produk dan material yang ada.

Berikut adalah proses dari perencanaan produksi :

1)                  Peramalan Penjualan

Peramalan penjualan adalah proses pengembangan prediksi untuk permintaan di masa mendatang untuk produk-produk perusahaan.

2)                  Sales & Operation Planning (SOP)

Perencanaan operasi dan penjualan adalah proses penetuan apakah perusahaan akan menghasilkan atau tidak.

3)                  Manajemen Permintaan

Manajemen permintaan adalah proses penghentian perencanaan produksi ke waktu yang lebih baik, seperti tiap pecan atau produksi per hari.

4)                  Perincian Jadwal

Perincian jadwal menggunakan rencana permintaan produksi manajemen sebagai masukan untuk jadwal produksi.

5)                  Master Production Scheduling (MPS)

Langkah opsional untuk perencanaan sumber daya yang penting.

6)                  Material Requirement Planning (MRP)

MRP menentukan jumlah dan waktu pesanan bahan baku.

Output : Perencanaan pemesanan atau permintaan pembelian.

7)                  Eksekusi Manufaktur

·                     Penciptaan dan melepas pesanan yang telah di produksi

·                     Masalah komponen barang

·                     Konfirmasi produk

·                     Penerimaan dari barang jadi

(SAP, 2006 Q2)

Sales Order Management

MySAP ERP mendeskripsikan sales order sebagai serangkaian  kegiatan yang membentuk sebuah siklus yang terkait didalamnya beberapa tahap, seperti sales order, availability check, outbound delivery, transportation, picking, goods issue, billing, payment processing. Berikut penjelasan singkat mengenai proses-proses diatas:

Sales order

Pada tahap ini terjadi proses order barang. Proses ini diperoleh dari adopsi informasi dokumen-dokumen pre-sales seperti quotation dan inquiry.

Availability check

Di tahap ini terjadi proses pengecekan ketersediaan barang yang dibutuhkan. Hasil dari informasi ketersediaan barang akan digunakan untuk dasar penentu waktu pengiriman barang pesanan.

Outbound delivery

Pada tahap ini, surat-surat izin untuk pengiriman barang pesanan mulai diproses untuk transport ke lokasi pemesanan. Mulai dari pengecekan kelengkapan barang dilakukan di tahap ini sebelum lanjut ke proses transportation.

Transportation

Tahap ini merupakan tahap untuk menentukan metode-metode yang akan digunakan dalam proses pengiriman barang. Baik dalam hal media pengiriman maupun tekhnik-tekhnik pengirimannya.

Picking

Di tahap ini, barang pesanan yang dipesan mulai keluar dari gudang menuju checkpoint pengiriman dan siap di kirim ke lokasi pemesan barang.

Goods issue

Di tahap ini, barang yang diantar ke pemesan akan melalui proses pengecekan oleh pihak pemesan dan akan mengkonfirmasi segala bentuk masalah seperti kerusakan, kesalahan, maupun kekurangan barang yang diterima.

Billing

Di tahap ini, terjadi proses pembuatan invoice oleh pihak pengirim dan konfirmasi invoice dari pihak pemesan. Syarat dan ketentuan pembayaran dari pihak pengirim diterima oleh pihak pemesan di tahap ini.

Payment processing

Tidak banyak fokus pada tahap ini. Di tahap ini, pihak pengirim menerima pembayaran atas barang pesanan oleh pihak pemesan. Kegiatan pencatatan akuntasi juga dilakukan pada tahap ini. Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam kegiatan sales order.

(SAP, 2006 Q2)

Ruang Lingkup ERP, Elemen Organisasi, Master Data, Transaksi dan Dokumen

A.      Ruang Lingkup ERP

1.     Pengertian

• ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya,informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap.

• Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular.

2.     Tujuan dan Peranannya Dalam Organisasi

·         Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.

·         ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:

– Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

– Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise

– Menghasilkan informasi yang real-time

– Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

3.       Evolusi Sistem ERP

·         Tahapan Evolusi ERP

• Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)

Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan

material

• Tahap II: Close-Loop MRP

Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri

atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang

dapat diubah atau diganti jika diperlukan

• Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)

Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3

elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan

simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan

• Tahap IV: Enterprise Resource Planning

Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses

bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas

batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara

mudah

• Tahap V: Extended ERP (ERP II)

Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta

lebih konflek dari ERP sebelumnya

4.       Modul ERP

• Manufacturing

• Supply Chain Management

• Financials

• Projects

• Human Resources

• Customer Relationship Management

• Data warehouse

• Access Control

• Customization

5.       Kelebihan ERP

• Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.

• Rancangan Perekayasaan

• Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment

• Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks

6.     Kelemahan ERP

• Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP

• Sistem ERP sangat mahal

• Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif

• ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisni tertentu dalam beberapa organisasi.

B.    Elemen Organisasi

1.Pengertian Elemen Organisasi

Mekanisme untuk menentukan struktur perusahaan perusahaan dalam sistem SAP untuk hukum dan / atau tujuan yang terkait dengan bisnis. (Yayan, 2009).

2. Berikut adalah elemen organisasi :

a)      sales and distribution

b)      inventory management

c)      purchasing

d)     human resource

e)      financial accounting

f)       controlling:

C.     Master Data

1.      Pengertian

Master Data adalah data yang terpusat dan tersedia untuk semua aplikasi dan semua pengguna resmi. Maksud dari penyimpanan master data yang tersimpan ini adalah selalu konsisten, terbaru dan bebas penggandaan data.

2.      KonsepMaster Data:

Ø  Costumer Master – Account Receivable

(Informasi tentang hubungan antara perusahaan dan konsumen)

Ø  Material Master

(Informasi tentang hubungan antara bahan baku dengan organisasi)

Ø  Personal File

Ø  Vendor Master – Account Payable

D.    Transaksi & Dokumen

1.      Pengertian Transaksi

Program  aplikasi yang menjalankan proses bisnis dalam sistem SAP dimana sistem melakukan penyalinan data master untuk menghindari re-entry data saat transaksi dieksekusi di dokumen yang dibuat.

2.      Pengertian Dokumen

Salinan Data dari Proses Transaksi.

(SAP, 2006 Q2)