Ruang Lingkup ERP, Elemen Organisasi, Master Data, Transaksi dan Dokumen

A.      Ruang Lingkup ERP

1.     Pengertian

• ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya,informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap.

• Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular.

2.     Tujuan dan Peranannya Dalam Organisasi

·         Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.

·         ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:

– Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

– Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise

– Menghasilkan informasi yang real-time

– Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

3.       Evolusi Sistem ERP

·         Tahapan Evolusi ERP

• Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)

Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan

material

• Tahap II: Close-Loop MRP

Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri

atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang

dapat diubah atau diganti jika diperlukan

• Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)

Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3

elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan

simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan

• Tahap IV: Enterprise Resource Planning

Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses

bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas

batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara

mudah

• Tahap V: Extended ERP (ERP II)

Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta

lebih konflek dari ERP sebelumnya

4.       Modul ERP

• Manufacturing

• Supply Chain Management

• Financials

• Projects

• Human Resources

• Customer Relationship Management

• Data warehouse

• Access Control

• Customization

5.       Kelebihan ERP

• Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.

• Rancangan Perekayasaan

• Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment

• Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks

6.     Kelemahan ERP

• Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP

• Sistem ERP sangat mahal

• Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif

• ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisni tertentu dalam beberapa organisasi.

B.    Elemen Organisasi

1.Pengertian Elemen Organisasi

Mekanisme untuk menentukan struktur perusahaan perusahaan dalam sistem SAP untuk hukum dan / atau tujuan yang terkait dengan bisnis. (Yayan, 2009).

2. Berikut adalah elemen organisasi :

a)      sales and distribution

b)      inventory management

c)      purchasing

d)     human resource

e)      financial accounting

f)       controlling:

C.     Master Data

1.      Pengertian

Master Data adalah data yang terpusat dan tersedia untuk semua aplikasi dan semua pengguna resmi. Maksud dari penyimpanan master data yang tersimpan ini adalah selalu konsisten, terbaru dan bebas penggandaan data.

2.      KonsepMaster Data:

Ø  Costumer Master – Account Receivable

(Informasi tentang hubungan antara perusahaan dan konsumen)

Ø  Material Master

(Informasi tentang hubungan antara bahan baku dengan organisasi)

Ø  Personal File

Ø  Vendor Master – Account Payable

D.    Transaksi & Dokumen

1.      Pengertian Transaksi

Program  aplikasi yang menjalankan proses bisnis dalam sistem SAP dimana sistem melakukan penyalinan data master untuk menghindari re-entry data saat transaksi dieksekusi di dokumen yang dibuat.

2.      Pengertian Dokumen

Salinan Data dari Proses Transaksi.

(SAP, 2006 Q2)